아웃스탠딩에서 생덕이라고 자부하시는 이수경 기자님이라는 분이 있다. 종종 그 분과 생산성을 비롯, 다양한 분야에 대해 이야기를 나누곤 한다. 생산성에 관련된 대화를 하다 보면 에버노트는 종종 단골로 등장한다. 에버노트를 쓴지는 좀 되었지만 잘 활용하지 못하던 차에 수경님의 이야기는 매번 내 귀를 쫑긋 서게 만들었다. 그래서 하루 날을 잡고 에버노트를 깨끗하게 정리하였다.

최종적으로 대략 700여개가 넘던 노트의 수는 정리 후 50여개만 남았다. 기존의 10%만 남은 것이다. 정리의 기준은 “검색만으로 노트를 찾을 수 있도록 하자”였다.

내가 취한 액션을 크게 정리하면 아래와 같다.

  1. 노트의 제목을 노트 생성 이후, 검색 시에 내가 쓸 만한 단어에 기반해서 모두 수정했다.
    • 검색 가능한 노트들이 있고 검색이 어려운 노트들이 있다.
      • 검색 가능한 노트들은 필기노트, 회의록 등이 예라고 할 수 있고 이런 노트들은 제목을 정하기 쉽다.
      • 검색이 쉽지 않은 노트들은 제목에 상황을 최대한 묘사하거나 날짜를 기록하였다.
  2. 태그를 역할구분을 태그, 수집을 위한 태그로 구분해서 20개 남짓으로 최소화하였다.
    • 역할용 태그: Personal, Family, IBM Staff 등등..
    • 수집용 태그: Business Trend, Marketing, Data Analytics, Writing, Productivity 등등..
  3. 폴더 역시 검색을 위한 1차 필터의 역할에 적합하게 정리하였다.
    • Myself / Family, 이렇게 2개는 존재할 카테고리라서 아예 폴더를 생성하였다.
    • Clipping: 웹에서 클립핑한 자료는 모두 이 곳에 모아 놓고 관리하기로 했다.
  4. 하나로 묶일 수 있는 노트들은 주기적으로 하나로 묶었다.
    • 일기장같은 경우 일자별로 따로 있는 것보다는 함께 있는게 좋을 듯해서 하나로 묶었다.

정리하고 나니 검색만으로 어지간한 자료들을 모두 찾을 수 있게 되었다. 이전처럼 자료를 쌓아 놓기만 하고 이후에 검색으로 못 찾아서 포기하는 일이 줄어들게 되었다.

그리고 자연스레 태그와 폴더, 제목에 대한 역할을 다시 고민하게 되었다.

이들의 기능이 각각 다른 것일까? 난 이들이 상황에 맞게 다르게 쓰일 뿐 본질적으로 검색기능의 향상이라는 동일한 목표를 위한 기능이라고 생각한다. 대분류, 중분류, 소분류와 비슷한 녀석이라고 보면 된다.

따라서 충분한 고민없이 이 세 요소를 별개로 간주해서 사용해왔다면 그 것은 그만큼 검색에 대해 크게 신경 쓰지 않는다는 것을 방증한다. 나를 포함해서 하는 말이고, 이번 정리를 통해 셋의 기능을 나름 정리한 것 같다.(좀 더 써봐야 알겠지만)

제목: 검색의 가장 기본이 되는 단위. 여기서 검색이 끝날 시, 태그, 폴더는 사용할 필요 없음.

태그: 그룹핑(Grouping)의 최소단위로서 동적으로 Grouping의 기준 변경 가능(예:) 관심사)

폴더: 태그와 비슷하나, Grouping이 최대단위이며 Grouping의 기준이 거의 변할 가능성이 없음(예:) 나, 가족 등..)

이들에 대해서 어떻게 잘 쓸 수 있을지, 그리고 그들의 관계를 어떻게 정의하면 좋을지 조금 더 고민 해봐야겠다. 태그, 폴더, 제목은 비단 에버노트 뿐만 아니라, 오프라인에서도 생산성 측면에서 요긴하게 쓸 수 있는 녀석들이니 말이다.

 

참고로 에버노트에 관해 더 알고 싶으시다면 홍순성 소장님 자료나 아웃스탠딩 이수경 기자님 기사를 보시면 된다.